Sieben Strategien zum erfolgreichen Umgang mit der Zeit

Bei Konfliktmoderationen, bei Coachings und auch beim Training merke ich, wie sehr sich Menschen beim Umgang mit der Zeit oft selbst im Wege stehen. Diese Herausforderung bringt noch zusätzliche Probleme für ohnehin schon schwierige Situationen.

Da ich weiß mit welchen negativen Verhaltensweisen sich viele Menschen den Weg der Zeitplanung blockieren, kann ich sieben Strategien empfehlen, die einen erfolgreichen Umgang mit der Zeit garantieren.

1. Strategie: „Nein“ sagen

Diese Menschen opfern sich für Ihre Kollegen auf. Sie können sehr schlecht „Nein“ sagen, denn das ist in ihren Augen schlecht für das Klima der Zusammenarbeit, man kann sich unbeliebt machen, die Harmonie ist im Nu zerstört.

Kollegen und auch Mitarbeiter kommen immer wieder zu diesen Menschen, denn sie übernehmen bereitwillig alle Aufgaben, einschließlich aller Denkaufgaben. Sie sind ständig erreichbar und immer einsatzbereit. „Ich kann das jetzt nicht übernehmen, denn ich habe gerade unheimlich viel zu tun“ wird man von ihnen nicht hören.

Sie muten sich jedoch damit eine Menge zu.

Auf diese Weise leidet das Vorankommen der eigenen Arbeit sowie Deadlines, die eingehalten werden müssen.

Jemand, der keine Grenzen setzt, läuft Gefahr, stark ausgenutzt zu werden. Für dieses Verhalten gibt es weder Liebe noch Respekt von anderen. Früher oder später endet das im Burnout.

2. Strategie: Delegieren

Gerade beim Thema Delegation nehmen sich viele oft selbst zu wichtig. Der Gedanke, dass eine Aufgabe nur von einem selbst bestens erledigt werden kann ist eine Falle. Weil diese Menschen sich mit dem Tagesgeschäft überlasten, bleibt oft keine Zeit für die wirklich wichtigen Dinge. Hier hilft es, alte Ängste, wie z.B. das Abgeben von Macht und das Eingehen von Risiken über Bord zu werfen und sich endlich ans Delegieren zu wagen, denn das entlastet zugunsten wichtiger Führungsaufgaben.

Entwickeln Sie stattdessen Mitarbeiter für Stellvertreterpositionen und bestärken Sie auf diese Weise Vertrauensverhältnisse.

Delegieren hilft dabei, effizienter und effektiver zu arbeiten. Viele Führungskräfte bleiben nur noch deswegen arbeitsfähig. Denken Sie daran, dass auch derjenige, der keine Mitarbeiter hat, delegieren kann: an den Werkstudenten, den Praktikanten oder den Azubi.

3. Strategie: Sich nicht von Zeitdieben überlisten lassen

Die Möglichkeiten, sich bei der Arbeit ablenken zu lassen, sind unendlich groß. Sie können   ständig neue Posts und Updates von Freunden lesen. Der Klatsch am Arbeitsplatz ist immer äußerst unterhaltsam und es gibt unzählige Tier-, Baby- oder Reisevideos, die angeklickt werden wollen. Das sind jeweils immer nur ein paar Minuten, doch im Laufe des Tages summiert es sich auf Stunden. Und das nur fürs Surfen im Internet.

E-Mails, die ständig reinflattern, sind ein weiterer Zeitdieb! Rufen Sie die Mails mehrmals am Tag zu gezielten Zeiten ab, dann ist zwischendrin genug Zeit, an Ihren eigentlichen wichtigen Aufgaben zu arbeiten.

Um sich nicht ständig ablenken zu lassen, hilft nur Disziplin. Überlegen Sie sich genau, ob sie wegen Zeitdieben Überstunden oder Nachtarbeit einlegen wollen.

Müssen Sie wirklich an jedem Meeting teilnehmen, zu dem Sie eingeladen sind? Schicken Sie stattdessen mal Ihren Stellvertreter oder einen Kollegen hin und gewinnen Sie auf diese Weise Zeit, um sich Ihren Prioritäten zu widmen. Machen Sie sich einen Plan, welchen Zeitdieben Sie in Zukunft nachgeben werden und welche Sie eliminieren möchten.

4. Strategie: Hang zur Perfektion verringern

Überdenken Sie, welches Niveau bei einem Thema sinnvoll ist. Je mehr es in einer Branche auf Spezifikation ankommt, desto höher ist die Tendenz der Mitarbeiter, diese Exaktheit auch auf andere Bereiche zu übertragen, bei denen der Nutzen eher gering ist. Die Optimierung von Präsentationen durch Animierung, Soundeffekt und andere Features kostet Zeit, macht den eigentlichen Inhalt jedoch nicht besser.

Projekte im Team oder Abgabetermine leiden darunter, wenn jemand ständig nur 100 Prozent liefern will. Der Druck auf sich selbst wächst immens, die Motivation neue Aufgaben mit Freude anzugehen lässt nach. Jede Zusatztätigkeit, die man bekommt, ist eine riesengroße Belastung, wenn man von sich selbst erwartet, alles in höchster Qualität und mit Bestleistung zu erledigen

5. Strategie: Prioritäten festlegen

Immer wenn mehr Aufgaben zu erledigen sind, als Zeit zur Verfügung steht, oder wenn zur gleichen Zeit verschiedenen Tätigkeiten erledigt werden sollen, ist es notwendig Prioritäten zu setzen. Wer das nicht tut, verfällt in folgende negative Verhaltensmuster:

Zu viel auf einmal machen zu wollen. Alles anfangen, nichts zu Ende bringen. Mit dem Unwichtigsten beginnen und sich dann zu verzetteln. Alles selbst machen zu wollen.

Hier gilt die einfache Regel: Erledigen Sie das Wichtigste zuerst.

Was das Wichtigste ist, können Sie durch Ihre Ziele erkennen. Stellen Sie sich die Frage: Was bringt mich meinen Zielen und damit meinem Erfolg näher?

6. Strategie: Kein Multitasking

Multitasking soll Effizienz und Produktivität steigern, führt jedoch tatsächlich sowohl zu Leistungs- als auch zu Konzentrationsverlust. Wir reden hier nicht von Radio hören und dazu in einem Magazin blättern, sondern von dem gleichzeitigen Abarbeiten komplexer Aufgaben.

In wissenschaftlichen Studien wurde nachgewiesen, dass die Leistungsfähigkeit um mehr als die Hälfte sank und sich die Stresswerte der Probanden stark erhöhten, wenn Sie z.B. Auto fahren und gleichzeitig ein inhaltlich anspruchsvolles Telefonat führen sollten. Die Fehlerrate war ähnlich groß wie bei betrunkenen Fahrern. Die Gedächtnisleistung fiel beim Multitasking sogar auf das Niveau von Grundschulkindern herab.

Neurobiologisch ist bewiesen, dass zwei komplexe Dinge nicht gleichzeitig vom Gehirn abgearbeitet werden können. Es springt einfach mit großer Geschwindigkeit zwischen den Aufgaben hin und her. Frauen sind eher geneigt Multitasking auszuprobieren und anzuwenden. In der Ausführung sind sie dabei jedoch nicht besser als ihre männlichen Kollegen.

In vielen Unternehmen wird Multitasking oft noch als Masterplan gepriesen. Im Arbeitsalltag scheitert der aber kläglich. Diese Erkenntnis ist jedoch noch nicht bei allen Führungskräften angekommen. Und so quälen sie ihre Mitarbeiter weiterhin damit, möglichst viel parallel zu schaffen.

Effizienz beim Abarbeiten von Aufgaben gelingt nur dann, wenn man dieTätigkeiten nacheinander erledigt. Nur so hat man weniger Stress und kann sich wesentlich besser konzentrieren.

7. Strategie: Pausen einlegen

Sie möchten möglichst viel erledigen und haben das Gefühl, ihr Arbeitstag hat zu wenig Stunden, um alles anzugehen, was Sie sich vorgenommen haben. Denken Sie nun bitte nicht, sie könnten die fehlende Zeit durch das Weglassen von Pausen ersetzen. Damit überlasten Sie nur Ihr Gedächtnis. Nutzen Sie stattdessen Pausen, um sich zu erholen, damit Sie danach mit neuem Schwung weitermachen können. Ohne Pausen verringert sich zwangsläufig das Arbeitstempo.

Machen Sie täglich eine Mittagspause. Sie teilt den Arbeitstag in 2 Hälften und sorgt für Struktur, die wiederum für Ihre Planung wichtig ist.

Gönnen Sie sich eine Auszeit, um Körper und Geist nicht zu überfordern. Ein Spaziergang macht den Kopf frei für neue Aufgaben. Entlasten Sie Ihre Augen vom Starren auf einen Bildschirm, schauen Sie stattdessen in die Weite des Horizonts.

Häufig sind Menschen, die auf Pausen verzichten auch diejenigen, die meinen, ohne Nahrung durch den Tag zu kommen. Man könne auch hier Zeit einsparen, Essen sei unwichtig. Das ist ein großer Irrtum, denn ohne Nahrung lässt über kurz oder lang die eigene Leistung stark nach und Flüchtigkeitsfehler schleichen sich ein. Die Stimmung ist auf dem Tiefpunkt angelangt und man reagiert gereizt.

Gewöhnen Sie Ihr Umfeld schneller an die Tatsache, dass Sie Pausen einlegen: Machen Sie die Pausen möglichst immer zur gleichen Zeit.